УПРАВЛІННЯ як процес — це сукупність дій людини, яка забезпечує досягнення бажаного результату, кінцевої мети У. Сукупність ця постає низкою взаємопов’язаних послідовних етапів, які називаються функціями У. Умовно їх поділяють на основні та сполучні (об’єднувальні). Основними називають: 1) мотивацію; 2) планування; 3) контроль; 4) організацію діяльності. Своєчасна постановка і розв’язання завдань кожного етапу дозволяє досягати бажаної мети У. з оптимальною якістю і мінімальними витратами ресурсів. Основні функції в процесі У. поєднують в єдине ціле так звані сполучні чи об’єднувальні функції: комунікації (спілкування) і прийняття рішень (рисунок).
Рисунок. Основні та об’єднувальні функції управління
Для успіху У. важливо дотримуватися певної оптимальної послідовності в реалізації функцій У. (цей порядок зазначено вище), а також враховувати психологічні аспекти як основних, так і сполучних функцій У.
Управлінські дії людини потребують максимально усвідомленого ставлення до них, а саме: У. як процес — це перш за все ментальний процес, який відбувається у свідомості людини, і його успішність значною мірою залежить від якості мислення, чіткого усвідомлення завдань, які потрібно розв’язувати на кожному етапі процесу У., розуміння суті явищ, що відбуваються. Так, на етапі мотивації виконується завдання пошуку і виявлення актуальної потреби, реалізацію якої можна було б установити метою діяльності людини, яка б оптимально відповідала його життєвій місії. Саме така потреба коректно (без шкоди для суб’єкта У.) забезпечує мобілізацію енергетичних ресурсів психіки для ефективного налагодження процесу У. досягнення цієї мети через стимулювання та розвиток бажання. Цілі, які не відповідають життєвим місіям керованих систем (як окремих людей, так і робочих груп або організацій) при їх досягненні руйнують ці системи. Тому важливо такі цілі відхиляти на найраніших етапах процесу У. На етапі планування відбувається постановка мети і вибір рішень для її досягнення. Планом передбачається певна послідовність результатів на шляху до кінцевої мети. Контроль передбачає зіставлення отриманих результатів із запланованими. Ще одним важливим аспектом контролю є побудова стандарту допустимих відхилень від цільового русла. Організація діяльності полягає в мобілізації на досягнення мети 5 видів ресурсів: часових, матеріальних, людських, фінансових, інформаційних. Крім того, важливим завданням на цьому етапі процесу У. є побудова внутрішнього середовища керованої системи: по горизонталі — функціональних зон, по вертикалі — ієрархії У. Етап спілкування (комунікацій) забезпечує обмін інформацією та енергією між двома і більше учасниками взаємодії в процесі У. Прийняття рішень — це вибір альтернативи майбутнього в розвитку управлінської ситуації, є ключовим моментом руху в напрямку досягнення мети У. та мобілізації ресурсів для виконання чергових завдань для цього. У. як процес має універсальний характер. Тому для ефективного досягнення мети в будь-якій галузі людської діяльності є важливою повноцінна реалізація всіх основних і об’єднуючих (сполучних) функцій у повному обсязі.
Окремо можна розглядати У. як вид діяльності, що означає вплив людини на саму себе, іншу людину чи групу людей, предмет або ситуацію, який має конкретну позитивну мету. У кібернетиці — науці про найзагальніші управлінські закономірності — У. називають лише такі дії, які ведуть до підтримання чи поліпшення структури й життєдіяльності самоорганізованих цілеспрямованих систем. Розрізняють 4 основних класи таких систем: біологічні (окремі живі організми: рослини, тварини, люди як біологічні істоти та біоценози, які їх усіх поєднують між собою), соціальні (складаються з людей як особистостей), технічні системи (машини, механізми) та інформаційні (інформаційні програми тощо). Отже, будь-які дії, результатом яких є погіршання якості життя вищезазначених систем, зниження їх функціональних можливостей і збідніння структури, по суті є не управлінськими, а ентропійними — тобто спрямованими на руйнування.
Термін У. має ширший зміст, ніж «менеджмент», який часто використовують як його синонім: поняття У. описує процеси в різних сферах діяльності людини, а «менеджмент» стосується суто виробничих стосунків в організаціях, життєвий цикл яких відбувається за ринкових умов. На рівні окремої особистості основним призначенням управлінських дій є гарантія оптимального життєзабезпечення людини, подолання ентропії, забезпечення успіху в життєвій місії. Основними відмінними рисами управлінських дій у структурі поведінки людини (порівняно із стереотипними, рефлексивними, споглядальними і наведеними) є: позитивність; націленість на підтримання порядку в структурі керованої системи; націленість на підвищення визначеності ситуації; оптимальна усвідомленість ситуації та повна відповідальність (у тому числі й психофізична) за свою поведінку; націленість на досягнення конкретного позитивного результату. Основним критерієм успіху є повнота досягнень цілей У.: виконання життєвих місій керованих систем трьох основних рівнів (окремої особистості, робочої групи, організації в цілому), яке забезпечує високий рівень якості їх життя, оптимальну його тривалість, найширший спектр функціональних спроможностей і оптимальну продуктивність дій, націлених на забезпечення безпеки й корисності як для самих систем, так і для їх оточення.
Словник-довідник для фахівців фармації з питань управління та економіки / За ред. В.П. Черних. — Х., 2001; Толочко В.М., Міщенко І.В. Система основних понять теорії управління: Метод. реком. — Х., 2012; Толочко В.М., Міщенко І.В., Великий Д.В. Управління фармацією: Підруч. — Х., 2004; Толочко В.М., Міщенко І.В., Медведєва Ю.П. та ін. Управління на рівні окремої особистості: Метод. реком. — Х., 2012.